2.
CÓMO GESTIONA LA INFORMACIÓN
Davivienda es una organización que prestan
servicios a sus clientes, individuales o corporativos, diseñados de acuerdo con
las demandas y necesidades de los usuarios. Una de sus funciones principales es
la gestión del conocimiento, que comprende el proceso de aprendizaje, a partir
de una aptitud abierta al cambio.
Encontramos que los tipos de información que
manejan en la organización son los siguientes:
1.
Sistemas
de apoyo a las operaciones: En este sistema encontramos una eficiente
aplicación dentro de la empresa observada, ya que cuenta con usuarios definidos
específicamente para asumir esta labor denominados subdirectores
administrativos como cargo básico dentro de las oficinas y a su ves directivos
denominados Coordinadores de Operaciones, los cuales cumplen una función de
velar por el buen funcionamiento del área transaccional de las oficina y la
efectividad operativa del personal, estos manejan información por usuario de su
efectividad e igualmente los registros de las fallas operativas para efectuar
los respectivos planes de mejora.
2.
Sistema
de apoyo de Conocimiento: Manejan este sistema ya que se tienen estructurado un
departamento de capacitación y otro departamento de estrategias comerciales,
por medio de la capacitación se especializa a la fuerza comercial en los
diferentes productos que ofrece el banco y adicionalmente se manejan diplomados
en gestión comercial con los cuales el sistema pretenden tener una fuerza
comercial especializada en ventas y excelente servicio, adicionalmente con las
estrategias comerciales se pretende llegar a grupos homogéneos previamente
analizados a los cuales se llegan con ofertar especificas de productos
pre-aprobados y en algunos casos aprobados en firme los cuales se manejan por
medio de un aplicativo que contienen las bases estructuradas con las oferta
definidas para cada cliente ya sean personas naturales ó personas jurídicas,
para el ingreso a este aplicativo cada persona maneja sus respectivos usuarios
y claves con la funcionalidad de acuerdo a cada perfil los cuales son
controlados desde un sistema general que les permite verificar y controlar cada
ingreso y avance realizado por cada usuario.
3.
Sistemas
de Apoyo Gerencial: Dentro de los niveles jerárquicos nos encontramos con los
directores de las oficinas de servicios y en un nivel mas alto los gerentes de
productos, para los cuales existes diferentes herramientas encaminadas a su buen
desempeño comercial, suministro de información y respaldo para sus decisiones:
- Bases de Datos de Clientes: Las
cuales se encuentran clasificadas por grupos homogéneos y son suministradas a
los directores para su respectiva gestión comercial de la cual se deben enviar
informes diarios a las respectivas gerencias de productos de la efectividad de
las gestiones y el número de clientes atendidos.
- Intranet: En la cual son
publicadas todas las normas, políticas y procedimientos, adicionalmente la
medición de las gestión comercial cada mes clasificada por oficina y usuarios.
- Bases de datos ó registros
información empleados: Existe un aplicativo para el registro de los planes de
acción ó de mejora a efectuar con cada empleado.
- Doc Manager: Actualizaciones de
políticas.
4.
Sistemas
de apoyo estratégico: En este sistema para la empresa observada se tienen en
cuenta los Jefes de productos y Vicepresidentes, los cuales cuentan con equipos
de trabajo profesional que realiza todas las proyecciones del negocio en forma
global donde claramente tienen en cuenta los niveles estratégicos de la
organización como son las tendencias del mercado a nivel nacional e
internacional, los pronósticos de presupuestos, la planificación de utilidades,
planificación de personal y planes operativos, por medio de los cuales se crean
e implementan nuevas estrategias y tendencias de la organización a largo plazo.
Las Tecnologías de la Información y Comunicación en
Davivienda como organización son un
medio de desarrollo y crecimiento de la empresa al implementar tecnologías que
le permitan minimizar tiempos de atención y respuesta y a su vez disminución de
costos, al implementar plataformas virtuales para que los clientes realicen
consultas y transacciones como son Teléfono Rojo, Call Center, pagina Web, además son
utilizadas como instrumentos de capacitación, con el cual se informa y
actualiza a los funcionarios en tiempo real,
además, se utiliza como medio de actualización de información, acceso
inmediato a datos y soportes por parte
de los empleados como son colillas de pago, cartas laborales, certificados de
Ingresos, con lo cual se minimiza carga operativa en los departamentos de
gestión humana.
Identificamos las siguientes ventajas y desventajas
en la utilización de las Tic´s dentro de Davivienda.
Ventajas
·
Descongestiona
las oficinas de Servicio.
·
Disminución
de Costos: Las capacitaciones virtuales evitan desplazamiento de los empleados
a centros de capacitación ya que lo pueden hacer desde cada lugar de trabajo.
·
La
información es recibida de forma precisa y oportuna por todos los funcionarios.
·
Se
generan archivos y bases de datos de la información entregada a los
funcionarios.
·
Facilita
la comunicación con todas las áreas del banco independiente de su ubicación
geográfica.
Desventajas
·
Dificultad
para controlar el buen uso que los funcionarios le dan a la Intranet.
·
Se pierde
el contacto personal con los clientes y se presenta en ocasiones mal
interpretación de las necesidades del cliente causando que reciba información diferente a la requerida.
Adicionalmente el Banco tiene definido medios de
comunicación interna y externa, para todos los niveles, los cuales cuentan con
políticas ó lineamientos que definen la frecuencia, responsables, destinatarios
y controles de la información que se divulga.
Los elementos sobre los cuales se fundamenta la
información en Davivienda son:
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